Quando le norme ordinarie non sono in grado di coprire tutti gli aspetti strutturali e pratici di una determinata materia, intervengono altri istituiti, che cercano di colmare le lacune, ovviamente prendendo spunto dalle esigenze pubbliche.
Ad inizio millennio si pensò di dettare una disciplina completa e dettagliata in materia di “documentazione amministrativa”. Tant’è vero che il 28 dicembre 2000 si arriva all’emanazione del D.P.R. n. 445 del 2000, che rappresenta, tutt’oggi, un punto di riferimento essenziale nel dialogo tra privati e P.A. e uno strumento fondamentale nelle mani di tutti. Privati e P.A., in ogni sua articolazione, dalla più semplice alla più disparata, passando per l’attività dei pubblici ufficiali, hanno fatto ricorso alle disposizioni normative ivi contenute.
Il D.P.R. n. 445 del 200, recante, appunto, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, contiene tutte le “definizioni utili”[1] per l’interpretazione e l’utilizzo di istituti largamente diffusi nell’ordinamento italiano.
Si tratta di un insieme di definizioni fondamentali quali ad esempio quella relativa al “documento amministrativo”, al “documento informatico”, alla “firma digitale” e tanti altri.
Il D.P.R. n. 445 ha le finalità di disciplinare la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della Pubblica Amministrazione; disciplina, altresì, la produzione di atti e documenti agli organi della Pubblica Amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l’utenza, e ai privati che vi consentono.[2]
L’articolo 3 dello stesso D.P.R.[3] indica l’ambito di applicazione e i destinatari dell’istituto. Si noti, però, i rinvii sistematici che lo stesso effettua al comma 3. Esso infatti richiama le discipline degli articolo 46 e 47 dello stesso D.P.R.
Da un lato, l’articolo 46[4] tratta delle “dichiarazioni sostitutive di certificazioni” e dall’altro, l’articolo 47[5] disciplina le “dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà”. Sono, ovviamente, due norme che viaggiano parallelamente e che rappresentano strumenti utili nelle mani di privati e Pubblici Ufficiali per fini amministrativo-burocratici. In particolar modo, è evidente il rispetto dei principi di economia e di efficacia amministrativa, in quanto tali istituti consentono al Pubblico Ufficiale un semplice richiamo a dati di fatto e situazioni, senza che questi debbano ricorrere all’allegazione di ulteriori certificati. Si pensi al Notaio il quale, mediante la dichiarazione del privato su un determinato stato di fatto, si limita a richiamarlo ed informarlo della normativa applicabile.
Si tratta, indubbiamente, di istituti che hanno velocizzato fortemente alcuni iter amministrativi e burocratici, nonché la redazione della maggior parte degli atti pubblici.
L’ordinamento è riuscito, in questo modo, ad evolversi e di “stare al passo coi tempi”, cercando di rispondere alle esigenze più disparate.
[1] Cfr. Art. 1 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
“Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del presente testo unico;
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’identificazione personale del titolare;
d) DOCUMENTO D’IDENTITA’ la carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare;
e) DOCUMENTO D’IDENTITA’ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età;
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche;
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f);
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico;
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione e’ stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive;
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché’ dell’autenticità della firma stessa;
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato;
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art. 43;
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71;
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati;
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti;
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.”
[2] Cfr. Art. 2 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
[3] Art. 3 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
” 1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea.
2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell’immigrazione e la condizione dello straniero.
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti non veritieri.”
[4] Art. 46 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
“1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;[…]”.
[5] Art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445:
“1. L’atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38. (R)
La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge […]”.
