venerdì, Luglio 12, 2024
Diritto e ImpresaLabourdì

Il trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone

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Il trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone, rispetto alle ipotesi prese in considerazione dall’Autorità nel provvedimento di carattere generale (n. 370 del 4 ottobre 2011) sui sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro, presenta caratteristiche particolari proprio in considerazione dell’utilizzo di un dispositivo smartphone.

Tale dispositivo, in considerazione delle normali potenzialità d’uso nonché in ragione dell’utilizzo oramai comune dello stesso, può essere agevolmente impiegato anche per finalità diverse da quelle lavorative. Inoltre lo smartphone è, per le proprie caratteristiche, destinato inevitabilmente a “seguire” la persona che lo detiene, indipendentemente dalla distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro.

Il descritto trattamento pertanto presenta rischi specifici per la libertà (es. di circolazione e di comunicazione), i diritti e la dignità del dipendente ed ha richiesto una specifica ed attenta valutazione da parte dell’Autorità.

In pratica, quali sono le caratteristiche tecniche e giuridiche che deve avere uno smartphone di localizzazione per essere a prova di Garante Privacy?

Oltre a disciplinare i tipi di dati trattabili, il Garante ha precisato che l’invio della posizione geografica del dispositivo al sistema non deve essere continuativo ma periodico; il dipendente deve poter abilitare o disabilitare la APP all’inizio e alla fine del servizio, così come durante il servizio stesso, qualora risulti necessario per esigenze personali, compatibilmente con le procedure aziendali in essere (es. pausa pranzo) e le occorrenze previste dal contratto (es. permessi, malattia, etc.). Infine, il sistema non deve eseguire alcuna storicizzazione del dato di geolocalizzazione, impedendo sia una visione continuativa della posizione del singolo tecnico sia un’eventuale ricostruzione dei relativi percorsi.

Solo così si riescono a rispettare i principi di pertinenza e di non eccedenza del trattamento.

I trattamenti di dati personali risultano leciti nell’ambito del rapporto di lavoro (coerentemente con quanto stabilito dalla disciplina di settore in materia di controllo a distanza dei dipendenti) se effettuati per:

– soddisfare esigenze organizzative e produttive;

– per la sicurezza del lavoro.

I dati riferiti alla posizione geografica non devono in alcun modo essere utilizzati per finalità diverse da quella rappresentate né possono essere usati per qualsivoglia fine disciplinare.

Il menzionato trattamento può essere lecitamente effettuato anche senza il consenso degli interessati, poiché, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi (art. 24, comma 1, lett. g del Codice Privacy), vi è un legittimo interesse al trattamento di tale tipologia di dati (diversi da quelli sensibili) in relazione alle finalità rappresentate.

Altro principio da non trascurare è quello della trasparenza o correttezza: i trattamenti in esame devono essere resi noti agli interessati, i quali devono essere posti nella condizione di conoscere chiaramente la natura dei dati trattati e le caratteristiche del dispositivo, tenuto conto delle finalità mediante lo stesso perseguite. A tal fine la società dovrà fornire ai dipendenti una puntuale informativa, comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell’art. 13 del Codice.

Gli interessati devono poter esercitare i diritti di cui agli artt. 7 ss. del Codice in relazione ai dati personali che li riguardano rilevati mediante il dispositivo in esame.

Considerato che il dispositivo che si intende installare comporta il trattamento di dati relativi alla localizzazione, vige l’obbligo di effettuare la notificazione ai sensi dell’art. 37, comma 1, lett. a, del Codice.

Infine devono essere adottate le misure di sicurezza previste dagli artt. 31 ss. del Codice al fine di preservare l’integrità dei dati trattati e prevenire l’accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati e/o incaricati.

Esempi di alcune misure poste a tutela dei diritti degli interessati sono quelle idonee a garantire che le informazioni presenti sul dispositivo mobile visibili o utilizzabili dall’applicazione installata siano riferibili esclusivamente a dati di geolocalizzazione nonché ad impedire l’eventuale trattamento di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o altro); oppure il fatto di configurare il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un’icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva; l’icona dovrà essere sempre chiaramente visibile sullo schermo del dispositivo, anche quando l’applicazione lavora in background.

Anna Rovesti

Anna Rovesti nasce a Modena il 31 ottobre 1992. Conseguita la maturità classica, prosegue i suoi studi presso il Dipartimento di Giurisprudenza dell’Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia e consegue la laurea a luglio 2016 con il massimo dei voti. La passione e l’interesse per Informatica giuridica e il Diritto dell'informazione e delle comunicazioni la portano ad approfondire in particolar modo queste materie grazie a corsi universitari, seminari di approfondimento e la partecipazione a luglio 2015 tramite l’Associazione ELSA (European Law Student Association) di cui è socia alla Summer Law School di Copenhagen in Media Law. Proprio in quest’ambito decide di redigere la tesi di laurea dal titolo: “Disciplina della libertà di stampa alla prova delle nuove comunicazioni telematiche. Libertà di espressione e di informazione tra ordinamento italiano e prospettive sovranazionali”. Grazie a un tirocinio formativo presso COOPSERVICE S. Coop. p. A. in area legale-privacy, riesce a mettere a frutto l'interesse per questo ambito, affiancando il tutor aziendale e le figure senior dell’ufficio nella gestione della modulistica, di comunicati, lettere, avvisi e convocazioni d’uso comune legati alla normativa sulla protezione dei dati personali. Attualmente lavora come praticante consulente del lavoro in uno studio di Modena prestando consulenza legale in materia giuslavoristica e nella gestione delle risorse umane (gestione del personale inviato all'estero con assistenza contrattuale fiscale e previdenziale, assistenza giudiziale e stragiudiziale in controversie inerenti il rapporto di lavoro, assistenza nelle procedure concorsuali e di licenziamento individuale e collettivo, trattative sindacali inerenti a contratti integrativi aziendali, gestione di survey aziendali finalizzate all'implementazione di piani di welfare, assistenza nella predisposizione di piani relativi ai premi di produzione e di risultato, ecc). La sua collaborazione con “Ius in itinere” nasce dal desiderio di mettersi in gioco come giurista, studiosa e giovane lavoratrice alle prese con il mondo del diritto, tanto complesso quanto affascinante. Una forte determinazione, senso del dovere e capacità di organizzazione la contraddistinguono nella vita e nel lavoro. Email: anna.rovesti@iusinitinere.it

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